Электронный документооборот упрощает процесс подготовки и обмена документацией между сторонами. Но перед тем как полностью или частично отказаться от бумажных версий, необходимо выбрать программу учета договоров. Для этого можно использовать традиционные программные решения или SAAS. Например, эффективно организован учет договоров от Dilovod — компания предлагает онлайн-сервис, который позволяет наладить удобный электронный документооборот.  

Выгоды от перехода на цифровую форму договоров

Ранее документы, закрепляющие деловые отношения между контрагентами и партнерами, готовились и хранились на предприятии в бумажной форме. По мере автоматизации учета большинство предпринимателей и юридических лиц отказываются от этого формата в пользу электронных версий. 

Управление договорами в цифровой форме дает существенные преимущества:

• Сокращается время на создание договора и его согласование. Документы генерируются автоматически на основе типовых форм с адаптацией под конкретного контрагента. Утверждение ответственными сотрудниками производится в электронной форме. 
• Упрощается процедура администрирования договоров. Приложение для компьютера автоматически ведет реестр соглашений, отслеживает время действия, сроки поставок и платежей. 
• Уменьшается трудоемкость работы сотрудников. Данные из соглашений и приложений к ним автоматически вносятся в реестры и используются для ведения бухгалтерского учета. Нет необходимости многократно вводить их вручную. Первичные документы  — счета, акты выполненных работ, накладные — также формируются автоматически.
• Упрощается процедура обмена подписанными документами. Контрагенты получают копии с электронными подписями, которые имеют такую же юридическую силу, как их бумажные аналоги. 

Почему стоит использовать онлайн-сервис

Для организации управления договорами можно использовать и классические программные продукты. Но в этом случае возникают сложности при интеграции программы в существующую инфраструктуру и подключении к сервисам для электронного документооборота. 

В случае использования онлайн-решений за поддержку их работы отвечает провайдер. Зарегистрированный пользователь ежемесячно оплачивает услугу и пользуется возможностями приложения без ограничений.